El uso correcto del correo electrónico corporativo

Recientemente leí un artículo en el Blog de OCC Mundial*: 8 competencias laborales que piden las empresas para contratarte, y tal fue mi sorpresa, al darme cuenta de que no se trataban de competencias super-especializadas, no requerían físicos nucleares o químicos atómicos, sino cualidades muy básicas: buena redacción, puntualidad, etc.

El e-mail corporativo, una herramienta diaria, que en mi opinión, no es utilizada con la formalidad que se debería y que proyecta más de lo que imaginamos: nivel de profesionalismo y la identidad de la compañía.

1.- Nunca uses un e-mail que no lleva el dominio de la empresa: El usar servicios gratuitos como hotmail, gmail, yahoo, o cuentas personales, generará desconfianza en tus clientes y puedes

tener problemas al ser un individuo el administrador de la cuenta y no la compañía.

2.- Destinatarios efectivos: El enviar un correo a miles de destinatarios no asegurará su lectura y respuesta. En la casilla To/Para debe ir el correo electrónico de quien dará directamente respuesta. En CC/Con copia, van los e-mails de quienes deben conocer el tema, pero que no deben dar respuesta directa. En CCO/Con copia oculta, se escribe el e-mail de alguien que tú requieres que esté enterado, sin que los demás destinatarios sepan. Esta última opción debe ocuparse cuidadosamente, pues recuerda que no se hizo para estar enviando chismes o acusando colaboradores con el jefe.

3.-Buena ortografía y redacción: Absolutamente refleja un alto nivel de profesionalismo que no tengas faltas de ortografía y escribas correctamente las palabras, no como en whatsapp. Prohibido el uso de emoticones.

Todo e-mail debe comenzarse con un saludo, el texto del mensaje y una despedida. Dependiendo de la formalidad, puedes iniciar con: Estimado Sr./ Licenciado/.....Esperando se encuentre bien/....Agradezco sus atenciones/...Quedo al pendiente de su respuesta.

4.- Etiqueta electrónica: El e-mail corporativo no se hizo para enviar cadenas, evita a toda costa este mal hábito, sólo proyectarás una mala imagen. Cuida el lenguaje que utilizas, evita cuestiones coloquiales como Manita ya quedó el reporte listo, Amiguito todo en orden para la junta. Recuerda que el correo electrónico es propiedad de la empresa y que toda comunicación emitida y recibida a través de él se queda en la compañía.

JAMÁS, uses el correo electrónico corporativo para dar de alta tu cuenta personal en pay-pal, amazon, facebook, hi5, etc.

5.- Imagen Corporativa: Respeta los lineamientos de imagen corporativa en cuanto a firmas, imágenes, fondos y colores. Evita poner en tu firma electrónica: fondos floreados, emoticones, letras de colores, gif aminados. Se debe reflejar una imagen formal, confiable, coherente con la empresa, después de todo se trata de tu trabajo, ¿Con qué seriedad lo tomas?.

Finalmente, el correcto uso de cualquier medio de comunicación hará que la transmisión de sus mensajes sea efectiva y logren su objetivo, que impulsen una acción y reacción; pues esa es la meta primordial de todo proceso de comunicación, generar un cambio en el receptor.

Artículo OCCMundial

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