Protocolo para reuniones laborales a distancia.

La comunicación a distancia es el pan nuestro de cada día, y no sólo para cuestiones personales; sino también laborales, pues las empresas necesitan comunicarse con otras sucursales y equipos de trabajo dentro de la misma ciudad o en otros países.

Existen diversos dispositivos mediante los cuáles podemos comunicarnos: Computadoras de escritorio, laptos, tablets y smartphones; así como softwares y apps.

Sin embargo, es importante recordar que aunque se trate de una reunión a distancia (sólo con audio o video) hay que mantener el profesionalismo, por lo que te damos las siguientes reglas de etiqueta en las juntas/entrevistas a distancia.

1.- No te olvides del objetivo: NUNCA olvides que se trata de una reunión de trabajo, aunque no te encuentres físicamente en la otra oficina o te estés comunicando desde tu casa. Esto refleja respeto por la(s) otra(s) personas y habla muy bien de tu trabajo.

2.- PUNTUALIDAD: Y lo pongo con mayúsculas pues a todos se les olvidan las juntas o entrevistas que harán en línea. Agenda estas reuniones y dales la misma prioridad que las presenciales, pues eso hablará de que tan profesional eres. Marca en tu agenda ese tiempo y espacio como ocupados y hazles saber a tus compañeros de trabajo que no estarás disponible, que si algo surge, tendrá que esperar un momento.

3.- Espacio: Mucha gente no presta atención a lo que se ve a sus espaldas en las videoconferencias, pero refleja mucho de la empresa que representan y de ellos mismos como profesionistas. Así que ojo, si tienes oportunidad, reserva una sala de juntas y pon atención a lo que se ve detrás de ti, no querrás que tu receptor se entere de info confidencial o se ta caiga la venta o negociación.

4.- Durante la junta/entrevista: Más si es videoconferencia, acuérdate que hay alguien viéndote al otro lado de la pantalla, así que prohibido bostezar, arreglarse el cabello, la corbata o rascarse. Si alguien extra te habla, por favor, pon mute al micrófono/cámara si no necesitas que la otra persona se entere.

Y cuidado al estar checando otra información o haciendo otra cosa durante la junta/entrevista, pues tu mirada se ve ausente y la otra persona se dará cuenta de que no le estás prestando atención.

Se vale tomar café o agua durante la junta/entrevista, nada más cuida los ruidos corporales a través del mircófono.

5.- Después de la entrevista: Haz un resumen de lo acontecido, señalando resultados o próximas actividades. Da espacio para preguntas o dudas. Y agradece a todos su asistencia a la reunión. Muchas veces es pertienente enviar una minuta de la junta, para dar seguimiento a resultados.

6.- Aquí te damos una lista de los softwares/apps más usados para videoconferencias:

SKYPE: es el software/app gratuita de Microsoft, más popular y fácil de usar para chats en línea, individuales o grupales. Sólo necesitas una de e-mail y listo. Te permite hacer llamadas de audio, video, chat de texto, enviar archivos, usar emojis, tanto en computadoras de escritorio como tablets y smartphones. https://www.skype.com/es/

Webex Meeting: Es completamente enfocado a las empresas. Este software/app permite organizar reuniones con gran número de personas, relizar webinars, además de controlar equipos de manera remota y compartir escritorios, editar documentos durante la presentación, grabar tus reuniones y puedes invitar asistentes sin que tengan cuenta webex. Tiene una versión de prueba gratuita por 14 días y versión pagada con más privilegios. http://www.webex.com.mx/

Lync: Software/app de Microsoft, ahora conocido como Skype para Negocios, enfocado en empresas, podría ser la competencia de Webex. Permite mantener chat, audio y video hasta para 250 personas, igualmente, incluye las opciones para compartir y almacenar archivos en la nube y es compatible con todos los softwares de Microsoft. Sólo existen versiones con costo y necesitas un e-mail corporativo para poder usarlo. Por el momento, puedes comunicarte con usuarios de Lync y Skype para empresas desde Skype para escritorio de Windows y Skype para Mac OS X.

https://products.office.com/en-us/skype-for-business/online-meetings

Google Hangouts: App creada por Google que permite comunicarte con tus amigos o familia, en grupos de hasta 10 personas por videollamada, teléfono o SMS; también puedes usar otras apps como Draw o Effects. Disponible para PC, Mac, Tablets o Smartphones. https://hangouts.google.com/

Facetime: App desarrollada por Apple, lista para usarse en computadoras Mac, Iphones, Ipods y Ipads. Te permite hacer videollamadas, sólo necesitas un ID de Apple y un e-mail.

Es totalmente gratuito y exclusivo de Apple.

http://www.apple.com/mac/facetime/

Whatsapp: Y una app que está tomando fuerza y ampliando horizontes, es el Whatsapp. Monopolizó las conversaciones a través del chat grupal o individual en dispositivos móviles, con transmisión ilimitada de imágenes, audio y videos. Está disponible de manera gratuita para iPhone, BlackBerry, Windows Phone, Android y Nokia

Recomendamos leer: Whatsapp lanza software para computadora.

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