Aplicar estrategias de
Relaciones Públicas (RRPP) puede generar muchas ganancias a bajos costos. Tengo
que decir que todavía las empresas no la aprovechan esta herramienta como es
debido, dejándola en manos de becarios, familiares, socialités o personas sin
formación en comunicación, marketing o RRPP.
Me encanta el concepto que plantea
la American Marketing Association: "La mercadotecnia es una función de la
organización y un conjunto de procesos para crear, comunicar y entregar valor a
los clientes, y para manejar las relaciones con estos últimos, de manera que
beneficien a toda la organización”. www.marketingpower.com
Y las Relaciones Públicas son
una herramienta de la mercadotecnia que ayudará a mejorar la interacción de la
empresa, de un producto o servicio con sus respectivos públicos.
Ahora en este artículo nos
enfocaremos al público externo de una empresa: autoridades, proveedores,
clientes y prensa.
Cabildeo/Lobbing.
La relación con las
autoridades es indispensable como parte de las obligaciones que adquiere cada
empresa, y si esta relación es lo más cordial posible, podrá aportar numerosos
beneficios para ambas partes.
¿Cómo?, Bueno, el primer paso
es cumplir en tiempo y forma con todos los requerimientos que la ley solicite.
Después, se pude considerar la participación de autoridades en eventos de la
empresa, como invitados de honor, ya que así se reconoce su jurisdicción.
Participar en eventos que
organicen las autoridades hablará muy bien de la empresa, como ferias de
empleo, beneficencias, etc. Si en la empresa se cuenta con un programa de
Responsabilidad Social Empresarial, es un pretexto perfecto para estrechar
lazos con la comunidad y las autoridades, así como proyectar una imagen
positiva de la compañía.
Políticas y Pagos a Proveedores.
El trato con proveedores
implica relación con diversos departamentos de la empresa, cómo el que solicita
el servicio, la parte administrativa que lo autoriza, el que hace los pagos,
etc. Si uno hace mal su trabajo, afecta el de los demás, pues todos forman
parte de una misma empresa, de un colectivo.
Así que, lo más básico para
una relación sana con proveedores es mantenerlos bien informados sobre las políticas
y procesos de la empresa para formar parte de su cartera; ya cada quien sabrá
si le entra o no. Y una vez que todos estén de acuerdo, lo siguiente es cumplir
lo prometido.
Por otro lado, la lealtad
entre empresa-proveedor debe funcionar en ambos sentidos. Actualmente es muy
fácil es irse con el que cobre más barato, pero recuerde que lo barato sale
caro. Si un proveedor funciona, hay que seguir trabajando con él, mantener una
comunicación constante para que pueda satisfacer las demandas y pueda mejorar
su servicio; de esta manera, se formará
una alianza comercial fructífera a largo plazo. Y si se deja de trabajar con
él, hay que retroalimentarlo, se cierran bien los ciclos y si mañana se
colabora juntos, se hará en buenos términos.
Trate a los proveedores como
si fueran su mejor cliente, felicítelos por sus logros, en su aniversario
corporativo, cumpleaños, invítalos a que conozcan tu empresa, etc. De esta forma
el trato será recíproco y recuerda, ellos pueden ayudar en el networking.
Atención al cliente.
Aunque las estrategias de atención
al cliente son más extensas, el trato adecuado de los clientes y público
externo de la empresa es fundamental y ahorra muchos problemas.
El personal que tenga el
primer contacto con el cliente como recepcionistas o a través de medios
digitales, debe estar perfectamente informado y contar con los medios
necesarios para dar una respuesta, pues así generarán una buena primera
impresión de la empresa.
Prácticas muy comunes que
afectan la imagen de la compañía: Negar la comunicación con el personal de la
empresa, decir NO sin razón alguna, colgar llamadas, mostrar que no se sabe a qué
se dedica la empresa o quien trabaja en ella, tardar milenios para contestar
llamadas o cortarlas, prometer algo que
no está en su capacidad o puesto, tratar con desdén a las personas.
Es fundamental que los valores
de la empresa, se vean reflejados en todas las acciones, bien lo dice Stephen
Covey, autor de 7 Hábitos de la Gente
Altamente Efectiva, "Siempre hay que tratar a los empleados
exactamente como queremos que ellos traten a nuestros mejores clientes".
Felicitaciones, tarjetas, regalos.
A todo mundo le gusta que se
acuerden de uno. Así que no minimice el buen resultado que aporta una tarjeta
de felicitación, una llamada, un e-mail reiterando el apoyo o bien reconociendo
algún logro. Con el internet, redes sociales y agendas virtuales, este tipo de
actividad es muy sencilla.
Dependiendo el tipo de cliente
o proveedor, de la relación y nivel de compromiso que se tenga con él será el
tamaño de la felicitación, regalo o reconocimiento a extender.
Algo muy común, es enviar
regalos (de distintos tamaños y costos) en temporada navideña, año nuevo o
cuando es el día “oficial de” ingenieros, prensa, enfermeras, etc.
Relación con la prensa y publicity.
Según el giro de la empresa,
se tendrá menor o mayor relación con los medios de comunicación. Publicity es
una herramienta de las RRPP que nos habla de hacer de los logros de la empresa
una noticia y que de esta forma se publique sin costo. Así se difunde
información de la empresa y los medios tienen contenido de interés.
La clave es hacer más fácil el
trabajo de los reporteros(as). Se deben enviar invitaciones con anticipación, con
info del evento, por qué es importante, si asisten invitados o autoridades
especiales. Posterior al evento, se debe enviar un boletín de prensa con una
reseña y fotos oficiales en buena resolución. Así se garantiza que la info sea
publicada con el enfoque que a la empresa le es beneficioso.
Eventos (patrocinios y colaboraciones).
La colaboración entre socios y
proveedores puede generar ganancias con riesgos compartidos, así que no
menosprecie la oportunidad cuando le ofrezcan participar como patrocinador o
bien usted, no desaproveche la ocasión para invitar y compartir los beneficios.
El invitar a alguien a fungir
como patrocinador de un evento ya sea con dinero o en especie, no quiere decir
que se está aprovechando de esta empresa, sino que le está brindando
oportunidades para que su marca, producto o servicio sea conocido, y viceversa.
Las Relaciones Públicas son
una herramienta muy noble de la mercadotecnia que sabiéndola usar de forma
adecuada podrá obtener numerosos beneficios y ganancias a bajo costo, ¿sabe
usted usarlas?
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