La organización de eventos
corporativos no debe dejarse en las manos de cualquiera y debe tener la
importancia de cualquier proyecto; pues se trata de una ocasión-actividad
especial, con un objetivo específico, con un presupuesto asignado, del cual se
esperan ciertos resultados. ¿A qué no lo habías pensado de esa forma?.
Para la organización de eventos,
puedes seguir el proceso administrativo básico (PODC), Planeación, Operación,
Dirección y Control: de esta manera se alineará este proyecto a un objetivo,
cumplirá con ciertos estándares y serás capaz de medir los resultados para
mejorar.
No importa que se trate de la
Fiesta de Navidad, Aniversario, Presentación de un Producto, Entrega de
Reconocimientos, etc. Un evento corporativo es la oportunidad para comunicar y
vender tu marca hacia los diferentes tipos de públicos que tiene una empresa.
Planeación.
Lo primero que debes hacer es
un Brief del Evento, pues este te ayudará a presentar el proyecto ante otros
equipos de trabajo y que todos persigan el mismo objetivo. En esta parte debes
definir:
- Objetivo del Evento: Facilitará la presentación del proyecto a
otros equipos de trabajo y lograr que todos persigan el mismo objetivo.
- Público Meta: ¿Para quién está destinado el evento?. Así sabrás
el tipo de actividad, lugar, alimentos, entretenimiento, discurso,
ambientación, etc.
- Lugar: Saber dónde se realizará el evento, te ayudará a ir
estableciendo necesidades como anticipación para reservar, presupuesto,
capacidad, espacios para presencia de marca, etc.
-Presupuesto: El control del presupuesto te recomendamos lo lleves
de manera independiente a este Brief para mejor organización. Si ya hay un
presupuesto asignado, deberás establecer prioridades, saber a qué le da más
importancia tu empresa, ¿al lugar?, ¿al entretenimiento?, ¿a la presencia de
marca?, ¿souvenirs?, etc.
Si no hay presupuesto
asignado, deberás trabajar con mayor anticipación, para poder presentar una
propuesta a tus jefes. Siempre es importante contemplar una partida para contingencias,
ya que los costos pueden llegar a variar si tardan tiempo en autorizar tu
propuesta.
-Marketing: Aquí entran todos los elementos que ayudarán a la
presencia de marca o marcas, en caso de contar con patrocinadores; antes,
durante y después del evento. Casi siempre, se cuenta con el apoyo de un equipo
de trabajo especial encargado del diseño y producción de materiales de
comunicación, pero la clave aquí es la estrategia.
Se debe establecer el tipo de
comunicación que se hará sobre este evento, si habrá un periodo preventivo o Save the Date, para crear expectativa y
después el lanzamiento de una campaña temática
completa. Si será digital o con material impreso, interno, externo, si
se contará con invitados especiales, cómo hacerles llegar su invitación, etc.
Lo fundamental es que el
evento genere valor hacia la empresa o marca, que no se trate sólo de una
fiesta o reunión social. Si es algo interno, promover la cultura de la empresa;
si es algo externo, que la imagen de la compañía impacte al público meta.
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| Fuente: https://www.eventbrite.com.ar |
Operación.
En esta etapa se ponen en
marcha todos los planes, los cuáles deben ser supervisados, no creas que al
organizar un evento, ya no debes aparecerte por el lugar o supervisar a los
proveedores. Lo ideal es que se supervise desde la instalación del escenario hasta
la promoción, sobre todo, asegurar que la comunicación se haga en tiempo y
forma, así como con el material adecuado.
No obstante, dependiendo del
tamaño del evento será tu capacidad para supervisar elementos, por eso es
importante tener proveedores y un equipo a tu alrededor confiables.
Dirección
En esta parte, puedes no ser
parte del evento, pero no significa que no asistas, ya que debes estar
backstage o atrás del escenario, supervisando y apoyando que todo se lleve a
cabo conforme lo planeado.
Si el día del evento eres
parte activa del mismo, rodéate de un equipo de apoyo, con el cual te
comuniques a través de radios o celulares (mínimo) para que puedan resolver
imprevistos. Asegúrate, ese día, de llevar una bolsa/portafolios con artículos
de emergencia como paracetamol, curitas, kit de costura, kit de limpieza,
perfume/loción, engrapadora, usb, cargador, baterías, copia del bief, copia del
discurso, etc.
Hazte a la idea de que siempre
habrá imprevistos y una que otra persona inconforme. No sufras, es natural.
Pero lo importante, es que tu evento cumpla con el objetivo que tenías planeado
y que genere resultados objetivos para la empresa, que es lo que cuenta.
Control
¿Los resultados de un evento
se pueden medir? ¡Claro! Y pueden darte mucha información interesante, desde
trivialidades como sí les gustó el menú o la ubicación, hasta si percibieron la
marca o marcas, si la comunicación fue efectiva y el nivel de integración de
los colaboradores con la empresa.
¿Cómo se mide?, puede ser
desde el número de asistentes, encuestas, entrevistas, hasta los comentarios en
redes sociales. Tú decides, dependiendo de los datos que quieras obtener.
Aquí lo interesante es qué
hagas con esta información, puede utilizarse para mejorar el próximo evento, o
bien, ser usada por Comunicación Interna para mejorar la efectividad de sus
medios o por Recursos Humanos para efectuar estrategias de integración o cambio
organizacional, o por Finanzas para la optimización de presupuestos, etc.
¿Qué tal?, ¿Ahora tienes otra
percepción de la organización de eventos?. Claro que no puede ser una actividad
para un becario, contador, sobrino, ahijada, etc. El personal adecuado para
este tipo de acciones es alguien especializado en Comunicación, Marketing,
Imagen Corporativa o Relaciones Públicas. Confía en los profesionales, para que
tu empresa sea profesional.
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