En algún momento todos los Directos o
Ejecutivos de una empresa deberán participar en un evento con medios de
comunicación, responder algunas preguntas de los reporteros o bien, participar
en una entrevista especializada.
¿Por qué sucede? Pues el público dejó hace
mucho de interesarse en la empresas como grandes corporativos anónimos, surgió
la necesidad de humanizar a las compañías con un rostro al frente; y actualmente,
las nuevas tendencias de la comunicación corporativa indican que la reputación
de una empresa y de las personas asociadas a ellas es lo que guiará el gusto y preferencia
del público.
Así que, los diversos medios de comunicación
buscan llegar a esas personas en su carácter de líderes industriales, de
opinión, conocedores, expertos y modelos aspiracionales.
Si trabajas en el ámbito de la comunicación o
relaciones públicas, seguramente habrás recibido o recibirás una llamada de
algún medio que requiera entrevista con tu jefe(a), y por eso te damos las mejores sugerencias para que todo
salga perfecto:
No prometas nada hasta que
hayas checado con tu jefe(a): Los reporteros pueden ser
muy insistentes para obtener una entrevista (es su chamba); pero adquirir
compromisos en nombre de alguien te causará muchos problemas; así que mientras,
puedes ganar tiempo solicitando información, o con algunas frases como:
“revisaremos la agenda y nos comunicaremos con usted”, “nos parece una
propuesta interesante, denos oportunidad de revisar…..”.
Solicita información y
detalles de la entrevista: Antes de ir con tu jefe y
proponer el proyecto, infórmate sobre el medio de comunicación, reputación del
reportero, objetivo y preguntas de la entrevista, fecha de publicación,
opiniones sobre el medio, beneficios o afectaciones para la empresa en caso de
aceptar o rechazar, etc. Debes volverte un experto en el tema.
En caso de rechazar: Si tu jefe o jefa rechazaron realizar la
entrevista, debes comunicarte con el medio y notificarles la respuesta; no
debes especificar las razones, simplemente maneja una respuesta neutra como: se ha decidido no participar….., por el momento no se responderán preguntas……,
etc. El dar una respuesta, dará una impresión de la empresa de respeto por
el tiempo y trabajo de los demás, mucho mejor que si los dejas colgados.
En caso de aceptar: Debes hacer un plan de trabajo que cubra
diversos requisitos:
- Reservar fecha en la agenda y asegurarte de que las personas involucradas tengan conocimiento de la logística.
- Reservar un espacio para la entrevista y asegurarte de la presencia de marca. Ya sea dentro de las instalaciones de la empresa o en una locación especial; dependerá del objetivo a perseguir.
- Cobertura interna. Normalmente se aprovechan estas sesiones para tomar fotografías y video, para futuras comunicaciones y tener testigo de lo que sucedió.
- Debes tener un conocimiento pleno del tema, noticias que se generen alrededor; de manera que asesores a tu jefe(a) y puedan preparar posibles respuestas a la entrevista. Debes sugerir a tu jefe (a) sobre algunos aspectos que podrían resaltar.
- Imagen Personal. Dependiendo del medio y objetivo, tu jefe(a) puede aparecer con una imagen super formal o bien reflejar algo más casual con una camisa de la empresa. Platica este tema y si es el caso, sugiere la asesoría de un diseñador de imagen. Y durante la entrevista checa que la imagen de tu jefe(a) luzca impecable.
- Solicita al reportero una copia del video, texto o imágenes antes de que se publiquen para asegurarte que ninguna idea fue malinterpretada y por supuesto, solicitar los ajustes necesarios.
Cuando fue publicada: Adquirir varios ejemplares del medio(s) en que
se haya publicado la entrevista y hacerle llegar a tu jefe por lo menos uno.
Por supuesto, conserva uno como testigo de la comunicación.
¿Pensabas que era una actividad para
cualquiera? Tener contacto los medios de comunicación puede aportar muchos
beneficios para la empresa; pero hacerlo correctamente y a través del trabajo
de un especialista es la clave para toda comunicación exitosa.
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