La administración del tiempo
no es una de las virtudes de los mexicanos: Todo se deja “para mañana”, los
pagos se hacen “de última hora”, miles de señoras estacionadas en doble fila
dejando sus hijos en las escuelas, el alto nivel de “permisitis en las
empresas” y podría seguir mencionando millones de ejemplos.
Si lo transferimos al ámbito
empresarial, los resultados se han mostrado en los estudios de la Organización
Internacional del Trabajo, la OIT, www.ilo.org,
y la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico, la OCDE, www.oecd.org donde se establece que los
mexicanos somos de las personas que más horas trabajan y que menos ingresos
reditúan a la empresa; no obstante, aparentemente somos de los más felices,
debido al nivel de informalidad que se vive en las compañías.
Un mexicano en promedio
trabaja 10 horas al día y puede realizar hasta 3 horas de trabajo extra NO
PAGADAS, lo que nos da un promedio total de 13 horas diarias. Esta situación,
no me parece muy feliz, o ¿sí?
La Administración: Es un proceso que consiste en las
actividades de planeación, organización,
dirección y control para alcanzar los objetivos establecidos, utilizando para ellos recursos económicos,
humanos, materiales y técnicos a través de herramientas y técnicas
sistematizadas.
Diseñar y mantener un
ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcance con eficiencia
metas seleccionadas.
Una administración adecuada
del tiempo, sin importar si se trata de empresa fabricante de productos o
prestadora de servicios, le permitirá eficientar sus procesos y las actividades
de su personal para cumplir las metas y objetivos de la compañía.
Muchas compañías organizan su
tiempo, dependiendo de la actividad a la que se dedican, ya que la fabricación
de ciertos productos o la prestación de diversos servicios, requieren de un
horario en específico, pero piense, es el horario normalmente establecido, ¿el
qué mejor funciona?.
Actualmente en las empresas se
pierde mucho tiempo debido a: Permisitis y Ausentismo, la hora del desayuno,
almuerzo, comida, del café, días festivos, puentes, contingencias
climatológicas, desigualdad en horarios e impuntualidad.
Todas las personas tenemos que
realizar trámites como pagos, cuestiones vehiculares, expedición de documentos
familiares, envío de paquetes, juntas escolares, etc.; muchos de los
cuáles se efectúan en horario de
oficina, entonces la pregunta, ¿a qué horas deben trabajar los empleados de las
demás oficinas?, o bien ¿a qué horas deben consumir su producto o servicio?.
Pero, ¿cómo resolver todo esto?, administrando e innovando, es decir, si
su producto o servicio permite horarios fuera de lo normalmente conocido,
adelante, sería genial que un banco tuviera horario nocturno o, que las
empresas de servicio telefónico cerraran más tarde y que sus técnicos
comenzaran sus labores más temprano, que las juntas escolares se hicieran fuera
del horario de trabajo de los padres de familia, etc.
Primeramente debe estar consciente del producto o servicio que
presta, así como la forma de consumo de su mercado meta. Posteriormente,
establecer procedimientos y metas alcanzables, así como plazos para cumplirlos
y asegurarse de que todos sus colaboradores conozcan esta información.
Posiblemente podrá estructurar
diversos turnos de trabajo e incluso algunas actividades podrían realizarse
parte en la empresa, parte en casa del colaborador.
Es importante conocer a su personal y su tarea dentro de
la empresa, pues de esta forma podrá aprovechar mejor su potencial y
habilidades, para que desarrolle una
labor más productiva para la empresa.
Es necesario que todos los
colaboradores estén informados y conscientes de la importancia de sus
actividades y del tiempo en que se llevan a cabo. Debe existir coordinación entre departamentos
relacionados, para que el proceso productivo o de servicio no se vea
afectado.
Innove en cuanto al horario e involucre tecnologías de la
información para agilizar el flujo de información, es decir, preste el servicio
en un horario diferente al de los demás negocios, de esta forma establecerá una
ventaja competitiva, que seguramente será apreciada por su público meta.
Igualmente las redes sociales, teléfonos inteligentes, radios, buzones y
boletines electrónicos, permiten una difusión y manejo instantáneo de la
información, conociendo así lo que necesitan y desean sus clientes, le
permitirá comunicarse con su equipo de trabajo y resolver momentos de crisis.
Establezca espacios y horarios
de descanso, pues de esta forma el personal encontrará momentos de recreación
que le permitan refrescar su mente e ideas y así ser más productivo durante la
jornada de trabajo.
Se acabó el mito de que quien
más horas trabaja o quien más tarde sale de la oficina, más eficiente es,
realmente si se queda un empleado más horas de lo establecido en la jornada
laboral quiere decir, que el empleado está mal organizado o que su
carga/horario de trabajo están mal administrados. Y usted, ¿administra el
tiempo en su empresa?
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