En algún momento te tocará realizar viajes de negocios, ya
sea como parte de tu trabajo, tú sólo o acompañado. Este tipo de experiencia es
muy enriquecedora, ya que visitar otra ciudad o bien otro país, te permite:
·
Valorar a tu empresa.
·
Ver cómo está posicionada con respecto a otras.
(FODA empresarial)
·
El valor de tu trabajo como parte de un todo. (Eres
parte de un equipo de trabajo)
·
Obtener información directamente del cliente.
·
Ver que tan preparado estás como profesionista.
(FODA personal).
Aquí
van nuestros mejores consejos para que disfrutes el camino y el final del
viaje.
1.- Desde que te avisan que vas a viajar:
-
Asegúrate de comentar con tu jefe el objetivo del viaje, qué es lo que vas a
hacer, con quién te vas a reunir y qué espera de tí. Pueden realizar un
CRONOGRAMA DE TRABAJO.
-
Deja tus pendientes en orden o asignados a alguien más. Muchos programas de
correo tienen alertas de respuesta Out of
Office, para que sepan que no estarás disponible los próximos días y con
quién deben comunicarse.
-
Muchas empresas tienen procedimientos para la solicitud de viáticos, síguelos
en tiempo y forma, para evitar contratiempos. Pídele a la persona de compras o
RH que te envíe copia del comprobante de reservación de hotel y/o de
transporte. La clave es la ANTICIPACIÓN.
Puedes
anticiparte, buscar en internet hoteles que queden cerca de tu lugar de visita,
horarios de viaje o rutas y sugerirlos; aunque muchas reservaciones se hacen en
base a convenios de descuento entre empresas. ¡PERO VALE LA PENA INTENTAR!.
-
En caso de que no contaras con los medios necesarios o viáticos para realizar
tu viaje, estás en todo tu derecho de no ir. NUNCA utilices recursos personales
para ello, ya que mal acostumbrarás a la empresa y corregirás el trabajo mal
hecho de alguien más.
-Si
darás un curso o presentación, asegúrate de llevar todo el material que
necesitas. Respalda tu presentación en varios medios (2 USB) y formatos; además, asegúrate que tu Laptop esté
actualizada y con el software que necesita. Igualmente, no te olvides de los
famosos adaptadores, si la vas a conectar a un proyector.
Para
no cargar con tanto equipo, puedes solicitar apoyo de la oficina o lugar a
donde vayas, pero no siempre es posible contar con ésto.
-
Infórmate sobre la ciudad/país al que viajas, su gente y la compañía o cliente
al que visitas, así no llegarás en blanco, reflejarás interés, sabrás si
requieres ropa o equipo especial (x ejemplo en industrias), entenderás mejor lo
que hacen, conocerás sus costumbres y evitarás errores de protocolo.
-
Checa el clima de la ciudad a dónde vas a viajar para poder llevar la ropa
adecuada y lucir presentable. También puedes checar que otros lugares o
restaurantes puedes visitar si cuentas con tiempo muerto dentro de tu
itinerario.
2.- Durante el viaje:
-
Si no conoces la ciudad Google Maps se volverá tu mejor amiga para conocer
rutas, medios y tiempos de transporte.
-
Recuerda siempre llevar el cargador de tu celular o una batería extra. #NoesdeDios
que tu celular muera por un descuido.
-
Siempre lleva unas mentas o cepillo y pasta de dientes para evitar el mal
aliento.
Chicas:
Lleven sus básicos de maquillaje para retocar. Si usan maxibolsa, incluyan unos
flats para descansar de los tacones si hay oportunidad, pero no durante la
reunión o visita.
Si
vas a una industria, recuerda llevar un par de calcetines, ya que para visitar
las instalaciones se requieren de zapatos de seguridad. (Calcetines prestados,
uuffff!)
-
Lleva tarjetas de presentación para aumentar tu red profesional. Solicítalas en
tu empresa, JAMÁS diseñes las tuyas propias, ya que es plagio. No es
conveniente usar tarjetas de presentación personales, ya que reflejan desorganización
en tu empresa, pero en caso de emergencia es algo útil.
-
NUNCA abuses de los viáticos y visites los restaurantes más caros, es viaje de
trabajo, no de placer. Así tu empresa confiará en tí y te tomarán en cuenta
para futuras oportunidades.
-NUNCA
vayas en plan de ligue con tus co-workers.
Recuerda "Ojos que no ven, Facebook
que te lo cuenta".
3.- Después del viaje:
-
Realiza enseguida tu reporte de viáticos, así tienes toda la información fresca
y eliminarás de tus pendientes este fastidioso trámite.
- Comenta con tu jefe o equipo de trabajo los resultados del
viaje, ya que así está la información actualizada y pueden surgir nuevas ideas
de inmediato.
- Si quedaste de enviar información a tus nuevos contactos,
hazlo enseguida, pues te recordarán de inmediato y será más fácil iniciar algún
proyecto.
- Envía un e-mail de agradecimiento o contacto a todas las
personas que conociste, sentarás un buen precedente y reflejarás una imagen
profesional.
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